GnuCash. Создание счетов
2010-04-14 от ashep
В предыдущей статье о GnuCash мы рассматривали основные принципы бухгалтерского учёта, возможности GnuCash в целом и принцип хранения данных, совершили первый запуск и основную настройку программы. Сегодня я расскажу вам о создании счётов и вводе начальных остатков. Всем умникам, специалистам в области бухгалтерии и просто говнокомментаторам: я не бухгалтер! Все неточности, глупости и неоднозначности высказанные мной в области бухучёта — считать явлением заведомо нормальным. Также, по-возможности, сообщайте в каментах, что именно и где я неправильно/не полностью/неточно описал. Итак, поехали! Запустите свой GnuCash и откройте сохранённый нами в прошлой статье проект или создайте новый. В любом случае вы должны увидеть похожее окошко:
Создание счетов
Напомню, что счета являются средством, без которого немыслима работа как GnuCash, так и любой системы бухучёта. Счета участвуют в любой проводке, счета отражают количество средств, находящихся у вас на какой-то момент, взятых у кого-то в долг, отданных кому-то, потраченных, полученных... Короче, абсолютно всё, что вы делаете с деньгами отражается на ваших счетах. Отражается, естественно, не само собой, а при помощи проводок. Но об этом чуток попозже.
Итак, прежде чем вы получите возможность фиксировать движение ваших денег в виде проводок, вам необходимы «места» откуда и куда вы будете эти деньги «двигать». Именно поэтому мы начнём с создания счетов. Вообще, в понимании GnuCash (и в понимании любого здравомыслящего человека), деньги могут находиться где-то и перемещаться куда-то. В любой системе бухгалтерского учёта деньги не берутся из ниоткуда, они всегда должны откуда-то поступать. Точно так же и с «уходом» денег — они всегда перемещаются откуда-то и куда-то. Вот это «где-то» и есть счета. Всего можно выделить четыре основных типа счетов: приход, расход, активы и пассивы. Хотя в GnuCash их больше, пока не будем лезть в дебри и ограничимся этими четырьмя типами. В предыдущей статье я попытался подробно описать, что это за типы счетов и для чего они нужны, так что здесь повторяться не буду.
Итак, давайте создадим набор счетов, который нам потребуется для дальнейшей работы.
Каждый из нас что-то имеет: машину, квартиру, заначку под подушкой, деньги в кошельке или на платёжной карточке. Всё это, то чем мы можем распоряжаться и что представляет какую-либо ценность, называется активами. Считаю, логичным будет начать создание нашего набора счетов именно с наших активов. В принципе, мы можем создать один единственный счёт и хранить всю информацию об активах там, однако это неудобно. Согласитесь, неплохо же видеть сколько денег у вас в банке «на карточке», а сколько болтается на депозите? Для того, чтобы пользователи GnuCash имели возможность группировать подобным образом счета, разработчики предусмотрели так называемые виртуальные счета. Такие счета не могут участвовать в проводках, однако они могут содержать в себе другие счета, что нам, собственно, и нужно. Чтобы создать счёт в GnuCash, необходимо, находясь на странице счетов, нажать на панели инструментов кнопку «Создать» (тоже самое можно выполнить путём выбора в меню «Файл — Новый — Новый счёт» или в контекстном меню страницы счетов выбрав в меню «Новый счёт...»). В появившемся окне введите название счёта (точнее группы счетов, поскольку мы создаём виртуальный счёт), валюту (если она отличается от валюты по-умолчанию), описание (необязательно), тип счёта выберите «Активы», и не забудьте отметить чекбокс «Виртуальный». Этого пока что достаточно, об остальных опциях и закладке «Начальное сальдо» я расскажу позже.
После нажатия на кнопку «ОК» в окне счётов вы должны увидеть ваш только что созданный счёт:
Теперь давайте создадим реальные активные счета, с которыми мы будем работать. Все будут сгруппированы в счёте «Мои активы», поэтому он будет являться родительским для наших активных счетов. Для того, чтобы создать дочерний счёт, достаточно в контекстном меню родительского счёта выбрать «Новый счёт»:
В появившемся окне делаем всё аналогично как и с предыдущим счётом, однако не ставим галку «Виртуальный». Также обращаем внимание на то, что родительским счётом для нашего нового счёта выступает ранее созданный виртуальный счёт «Мои активы»:
Интересный момент заключается в том, что, скорее всего, остаток на вашей карточке будет отличным от нуля. Однако, как мы помним, деньги из ниоткуда не берутся в в никуда не исчезают,а для изменения остатка любого счёта нам нужны проводки. Естественно, можно напрячься и вспомнить, какие именно поступления/растраты сформировали остаток на вашем картсчёте, но на практике это редко когда является возможным. Так как же всё-таки «ввести» начальный остаток счёта? Для решения этой задачи в GnuCash предусмотрен специальный счёт «Собственные средства», который и участвует в требуемой для создания начального остатка проводке. В GnuCash этот момент тоже автоматизировали, так что вам не придётся вручную создавать описанный счёт, а нужно всего лишь посетить закладку «Начальное сальдо» и поле «Баланс» указать требуемый начальный остаток:
После нажатия на кнопку «ОК» вы увидите только созданный вами счёт, а также счёт с названием «Начальное сальдо», автоматически созданный GnuCash, чтобы сформировать начальный остаток вашего нового счёта:
Подобным образом теперь самостоятельно создайте все необходимые вам счета активов. Сразу позволю дать совет: чем более детально вы разобьёте и сгруппируете ваши счета, тем проще в будущем вам будет анализировать движение ваших средств, а также строить всевозможные отчёты. У меня получилось примерно следующее:
Теперь путём вышеописанных манипуляций вам необходимо создать ваши счета пассивов (в GnuCash это называется «Задолженность»), приходов и расходов. Должно получиться что-то похожее на это (обратите внимание, что в счёт «Мои расходы» входят два виртуальных счёта «Продукты» и «Проезд»):
На этом пока всё, а в следующей статье я расскажу о том, как создавать проводки.
Popularity: 65%
Статьи по теме:
Опубликовано Среда, 14-04-2010 в 4:32 в рубрики Офис. Вы можете оставить отслеживать комментарии к записи при помощи RSS 2.0 ленты. Вы можете оставить комментарий. Пинг запрещен.
2010-04-15 в 9:03
Непонятно, почему расходы и доходы, которые по сути являются операциями, приравниваются к счетам. выглядит это крайне странно и нелогично.
2010-04-15 в 9:53
ilowry, это азы бухучёта. В серьёзных программах именно так это и реализованно.
2010-04-15 в 10:10
Позволю себе оспорить предложение автора сразу создать всю необходимую структуру счетов. Так как статья (если судить по изложению) ориентирована на читателей, не знакомых ни с программой, ни с ведением учета личных финансов вообще, то результатом, скорее всего, будет пример, аналогичный приведенному, жизнеспособность которого сомнительна. С накоплением опыта учета структура счетов будет изменяться. И это нормальная рабочая ситуация. Поэтому крайне желательно изначально заготовить _простую_ структуру счетов, допускающую последующие изменения и расширения.
Например, после полугодового использования программы, у меня сформировалась следующая структура:
----
Удалено по причине: слишком длинный текст.
----
Замечу, что в счете «Имущество» каждый субсчет заводится на отдельный объект, причисленный к лику основных средств(т.е. покупка его является приобретением). На каждые такой субсчет заводится автоматическая проводка, в конце каждого месяца снимающая амортизацию на счет «Амортизация имущества». Это позволяет следить за текущей стоимостью имущества и легко определять цену в случае его продажи.
Далее проводки, которые трудно сразу отнести к какому-либо счету, записываем на счет «другие...». По мере накопления однотипных проводок выделяется отдельный счет, на который они и переносятся. Так формируется структура счетов исходя из реальных статей расходов и доходов, а не жестко придуманных изначально.
P.S. Глюки с отправкой комментариев.
2010-04-15 в 20:03
ilowry, если вы внимательно читали первую часть статьи, то должны были обратить внимание на тот факт, что в любой операции участвует не менее двух счетов: один дебетуется, другой кредитуется. Операции здесь ни в коем случае не приравниваются к счетам! Просто подумайте, как бы вы записывали операции дохода и расхода, не имея соответствующих счетов?
2010-04-15 в 20:04
Мак Сим, а в «несерьёзных» это реализуется так же, только пользователь этого не видит
2010-04-15 в 20:05
Ecl, автор создал такую структуру счетов с целью использования её в дальнейшем, повествуя о принципах работы с GnuCash.
Глюки с каментами уже исчезли? Работают, вроде, исправно теперь.
2010-04-15 в 21:53
ashep, этого я и боюсь, что на таком примере будет попытка рассказать о принципах работы _с_ GnuСash.
Пока идет вполне вменяемое упрощенное руководство пользователя программы. При дефиците русскоязычной документации, эти статьи ценны. Возможно, сейчас имеет смысл не уходить от такой линии, а о принципах работы с программой рассказать в отдельной статье (статьях), с примерами реальных наборов счетов и реальных операций с ними. Предварительно рассказав о принципах ведения домашней бухгалтерии вообще.
Продолжайте, пожалуйста.
P.S. Если этот комментарий виден, то глюки исчезли.
2010-04-15 в 22:07
ilowry: доходы и расходы — это, конечно, операции. Эти операции отражаются на определенных счетах. В GnuCash такие типы счетов для простоты называются «доходы» и «расходы».
2010-04-15 в 23:11
Ecl, набор счетов создан и приведён в пример, однако ж это не значит, что я буду сразу нахлобучивать всё на читателя. В планах — последовательное изложение материала. В общем, поглядим, думаю, мне удастся «не уйти от такой линии». Спасибо!
2010-04-17 в 14:35
Хорошая статья, жду продолжения
Особенно в части работы с кредитами и периодическими платежами — квартплата, инет и т.д.
2010-04-17 в 21:25
Я никак не могу понять почему нельзя просто ввести начальный баланс (сколько раз вводил начальные баланс в 1С и т.п. — просто вводятся одной суммой и все, на то он и начальный, что из воздуха?).
Что потом делать со счетом который программа формирует автоматически?
2010-04-18 в 0:15
Kirill, потому и нельзя, что начальный баланс не берется из воздуха. При образовании предприятия формируется начальный капитал из взносов собственников/акционеров и заемных средств. Этот капитал используется для формирования активов фирмы, т.е. приобретения имущества и зачисления средств на расчетные счета.
В домашнем учете начальный капитал — это стоимость сбережений, наличных и имущества на момент начала учета.
Что делать с этим счетом? Использовать по назначению: проводить начальное сальдо новых счетов, сравнивать с текущим балансом. Можно завести счет вида «собственные средства» (к нему относится обсуждаемый счет «начальное сальдо») каждому вкладчику в домашний бюджет и затем видеть доли каждого вкладчика. Можно каждый год заводить новый файл счетов с новым начальным сальдо (капиталом) и старой структурой, а нераспределенную прибыль выводить из учета (пропивать
. Возможности GnuCash гораздо шире простого учета доходов и расходов.
2010-04-18 в 11:18
Ecl
Спасибо конечно, за объяснение что такое устав фирмы и актив и пассивы, но вопрос был не в этом, потому что я так это знаю, профессия такая была — уж извините.
Ок, попробую более подробно.
Есть фирма, человек, не важно. Который уже давным давно образовался, родился, существует и т.д.
У него есть кредитная карточка с балансом и
-3000.00 долларов.
Как ввести начальный баланс -3000.00 долларов (создать активов на 3000.00 это не выход, потому что фактически их нет и куда были потрачены год назад неизвестно).
И кстати возможнсти GnuCsh не намного шире учета расходов и доходов. Просто светлая голова решила эти расходы и доходы объеденить в активы и пассивы.
2010-04-18 в 12:25
Kirill, отрицательных денег в природе не существует. Есть имущество, есть обязательства. Приведенный пример я трактую так: у человека есть кредитная карта с остатком и обязательства на сумму 3000. Так и заводим счета: пассивный счет «старые обязательства» с начальным сальдо 3000 и счет «кредитная карта» (активный или пассивный — зависит от частоты использования овердрафта) с начальным сальдо в размере остатка с соответствующим знаком.
Если под -3000 вы имели ввиду именно баланс, то взят-то он из балансовой ведомости, а там состояние активов и пассивов должно быть отражено. Заносим эти активы и пассивы на счета в GnuCash и сверяем начальный баланс. В этом случае проблем не должно быть.
2010-04-18 в 14:05
Если бы начинали с начала — целиком и полностью был бы за.
Но ведь на сегодня у каждого есть или какой-то депозит — который нужно просто ввнести суммой.
Ну есть они все тут, копил 20 лет и накопил — что в пассив тогда, обязательства кому?
Аналогично по кредиту.
Я не спорю, то что вы говорите правильно с точки зрения учета, но когда вносят первичный баланс в новую учетную систему — вносят как есть.
Ну вот я примеру компания 10 лет вел учет в 1с, решил перейти на новую программу, перетягивать все 10 лет истории в GnuCash.
Обычно просто баланс до 1.1.2010 смотрят в старой программе, а потом в новой. А все цифры и остатки вносят без истории.
2010-04-18 в 14:27
Kirill: ага, понятно — путаница из-за понятия «начало учета». В данном случае я подразумеваю начало учета в GnuCash в новом файле с новым деревом счетов. Конечно, переносить историю не стоит, это слишком трудоемко, если вообще возможно.
2010-04-18 в 20:01
так и как внести начальный баланс?
2010-04-19 в 2:01
Kirill: так, как это описано в статье — задав начальное сальдо при создании счетов. В авторском примере размер активов 6300, пассивов — 450. Баланс равен 5850. Сравнив эту сумму с балансом из предыдущей учетной системы, можно проверить, что данные перенесены верно. Правда, в статье не отражен тот момент, что начальное сальдо можно задать только при создании счета. При изменении такой закладки уже нет, и начальное сальдо, в таком случае, задается обычной ручной проводкой.
2010-04-19 в 11:30
странный подход для системы учета денег.
ладно, вопрос закрыт
2010-04-24 в 14:37
Никак не получается создать счет долгов, которые должны вернуть мне. И что бы они не являлись активами и не являлись долгами
2010-04-24 в 23:24
Артём: завести счет типа «расход» — «расчеты с должниками», в рамках которого на каждого должника создавать отдельный субсчет. Пригодится также общий субсчет, на который будут переноситься проводки при удалении счетов конкретных должников, успешно вернувших долг.
2010-05-04 в 14:53
Создал я активы-наличные, потом, приход-зарплата. Ввожу зарплату — получаю еще один счет дисбаланс. Ладно. Пытаюсь перевести деньги с зарплаты в наличные. В наличных сумма появляется, в зарплате ДОБАВЛЯЕТСЯ такая же сумма. Как это понять?
2010-05-04 в 22:26
Roman, как именно вы «вводите» зарплату? Счёт дисбаланс появляется автоматически в случае, если вы не указали второй счёт в транзакции. То есть, вы ввели сумму, назначение платежа, а участвующий в транзакции счёт — забыли. Опишите последовательность ваших действий.
2010-05-07 в 13:22
ashep, благодарю за статьи. Для новичка самое то. Но прежде чем начать ею серьёзно пользоваться, есть вопрос: можно ли как-то вести учёт продукции? Скажем, есть у меня товар нескольких наименований. Я его покупаю и продаю, отсюда происходят изменения в приходе/расходе. Как мне сделать что-то вроде учёта товара на «складе»? И вообще можно ли отражать в счетах количество проданного товара, или там только чистые приход/расход в рублях?
Несколько опечаток в статье нашёл: «откуда-то по_д_ступать. Точно так же и _с_ «уходом» денег». Там и ещё были, но эти больше всего в глаза бросились.
2010-05-07 в 13:47
Вот ещё вопрос. Почему при добавлении кредитной карты (с сальдо, равным кредитному лимиту) в Активы счёт «Всего» в Активах становится отрицательным? Понятно, что кредит — это как будто виртуальные деньги, если взял, надо вернуть, но почему они не записываются в плюс в Активе? Ведь когда снимаешь деньги с этой карты, они только тогда становятся отрицательными. Или я что-то не понял?
2010-05-10 в 19:07
Михаил, благодарю за помощь в отлове ошибок и опечаток. Тороплюсь иногда, вот и получается такое
На ваш вопрос об учёте товаров я вынужден ответить «не знаю». То есть, мне не известны методы организации учёта движения товаров. Порыл немного в известной мне документации — ничего похожего не нашёл. Думаю, для управления складом, вам нужно что-то другое.
2010-05-10 в 19:26
Михаил, кредитная карта никак не может быть активом. Кредитная карта — это ваша задолженность, пассив то бишь. Сальдо пассивных счетов увеличивается, если их кредитовать и уменьшается, если дебетовать.
Например, расплатились вы кредиткой в магазине. Счёт вашей кредитки кредитуется (с него снимается сумма) и сальдо его увеличивается, отражая увеличение вашей _задолженности_ банку. В свою очередь соответствующий счёт расходов дебетуется (на него зачисляется сумма) и сальдо его также увеличивается, отражая увеличение ваших расходов.
В конце месяца, например, вы решили погасить долг банку по кредитной карте. Для этого вы кредитуете свой счёт активов (например, «Заначка»), а счёт кредитной карты — дебетуете. Таким образом сальдо счёта кредитной карты уменьшается, отражая факт того, что вы больше не должны (или должны меньше) банку.
Ещё раз уточню, я не бухгалтер. Могу где-то ошибаться, но логика и документация подсказывают, что так и должно быть. Опытные бухгалтера пусть меня поправят, если что...
2010-05-10 в 20:07
ashep, благодарю за разъяснение. И думаю, можно на ты, если не будет возражений. А то как-то очень официально.
С кредиткой я понял. Моя ошибка была в том, что я задал сальдо, равным кредитному лимиту, исходя из тех соображений, что эта сумма, которой я могу воспользоваться в случае чего. Ну ладно, а как же тогда привязать кредитный лимит? Или тут такое не продумали?
Вообще про склад я тогда слишком сильно сказал.
Попробую перефразировать. Весь мой «склад» при большом желании можно уместить в большой коробке, и мне от программы скорее нужен анализ проданной продукции. То есть имеется у меня несколько товаров: А, Б, В и Г. Цена у всех, понятное дело, разная. Разница в закупочной цене и продажной тоже разная. Смысл в том, чтобы не только прибыль считать, но и понять, какой товар даёт больший доход.
Пример. Закупочная товара А: Аз = 10 рублей; продажная (для простоты примера она у всех будет одинаковой): Ап = 100 рублей. По аналогии: Бз = 20; Вз = 40 и Гз = 60. При каждой проданной единице самый большой доход у А: 90 рублей. Но продаётся он хуже всего. Лучше всего дела идут с Г, хоть доход всего 40 рублей с него. Надо понять, какой суммарный месячный (или другой какой-то срок) доход можно получить с тем или иным товаром, чтобы:
1) решить, имеет ли смысл сосредоточиться на чём-то одном, выбрать два-три или вообще искать новые варианты;
2) вести статистику общую и «потоварную».
Я видел, можно строить графики, диаграммы, поэтому чую, что вышеописанное мной возможно. Но пока не понимаю, как такое сделать.
2010-05-12 в 18:28
Продолжаем нашу передачу:
2010-05-13 в 23:45
ashep, два вопроса:
1. Зачем делать виртуальный счёт, если можно группировать созданием счёта верхнего уровня? Справка даже предупреждает, что потом его нельзя будет редактировать.
2. У тебя иконки счетов на скриншоте разные? В своей программе я пробовал менять типы счетов, но иконки у всех одни и те же. А то удобно так было бы для визуального осмотра. В настройках программы искал, не нашёл, где это выставить.
2010-05-14 в 13:47
Михаил, по поводу твоего вопроса о складе. Я думаю, что если речь не идёт об учёте товаров а просто об анализе сумм, то можно не привязываться к товарам, как товарам. А представить все ТМЦ в виде сумм. Ну и дальше все стандартно: купил товар — сделал проводку, продал товар — сделал проводку. Здесь главное правильно сворганить набор счетов.
2010-05-14 в 13:56
> Зачем делать виртуальный счёт, если можно группировать созданием счёта верхнего уровня?
Счёт делается виртуальным для того, чтобы по ошибке не сделать проводку с его участием. А что касается группировки — так он и является счётом верхнего уровня. А если ты сделаешь счёт верхнего уровня не виртуальным, а затем случайно сделаешь в с ним проводку? Долго потом можно искать причину «левого» остатка.
> Зачем делать виртуальный счёт, если можно группировать созданием счёта верхнего уровня?
Сейчас гляжу — вроде бы одинаковые... Даже не задумывался над этим, если честно. Такой функции и я тоже в GnuCash не встречал.
2010-05-14 в 16:14
ashep, кое-что начинает вырисовываться.
Нечто, похожее на «хлеб, пиво, колбасу» в твоих примерах, получается. Надеюсь, со следующими статьями придёт понимание.
Про виртуальные счета. То есть рекомендуешь счета верхнего уровня делать виртуальными? Но, может, полезно, в некоторых случаях держать нормальными их? Скажем, в нашем примере с продуктами, товарищ купил... ну, что-то такое редкое, что он вряд ли когда ещё будет покупать, например, «заморское чудо-юдо». Из-за него новый счёт заводить? А так сделал проводку в верхнем счёте «Продукты», в описании которой будет это самое «заморское чудо-юдо». В общем, хотелось бы ещё разъяснений про виртуальные счета. Думаю, это не мне одному будет полезно.
Про иконки. Должно быть, это недостатки скриншота. У меня отображается, как будто столбики у «Мои активы» из основной линии, а «Заначка» — из пунктирной. Вообще странно, что разработчики не додумались до такой простой вещи, как разные иконки для счетов; было бы удобно.
2010-05-14 в 16:44
> Но, может, полезно, в некоторых случаях держать нормальными их?
В общем-то, никто не запрещает делать это и в этом проявляется гибкость программы. Тут момент, думаю, зависящий от личных привычек каждого пользователя. Если бы были однозначные «за» или «против», думаю, разработчики не стали бы оставлять нам выбора
Теперь к примеру о покупке заморского чуда-юда. А что, если ты его купишь, скажем, не за деревянные, а за баксы или за евры? Ведь создать дочерний счёт с другой валютой можно, а вот с родительским уже сложнее будет.
> Вообще странно, что разработчики не додумались до такой простой вещи
Да GnuCash вообще не особо выделяется изысками в пользовательском интерфейсе. То ли из нежелания «засорять» функционал «финтифлюшками», то ли ещё просто не нашлось желающих это сделать. ОпенСурс и комюнити-девелопмент всё-таки. Может, в будущем родят...
2010-05-15 в 13:52
Правильно я понял, что субсчета это и есть вложенные счета более низкого уровня? Или они как-то по-другому создаются?
2010-05-17 в 15:21
Тим, вы всё правильно поняли.
2010-05-24 в 5:51
спасибо огромное, замечательные статейки для быстрого старта. С нетерпением ждём продолжения.
2010-05-26 в 0:13
Продолжение банкета.
2010-06-03 в 1:12
2010-06-09 в 10:30
2010-06-13 в 14:25
2010-07-02 в 13:41